Način na koji direktori upravljaju svojim vremenom nije samo od presudne važnosti za njih, nego i za njihove saradnike, kao i za uspešnost kompanije, istakli su Majkl Porter i Nitin Noria, iz Instituta za strategiju i konkurentnost na Harvardu, u svom istraživanju.
Porter, direktor Instituta za strategiju i konkurentnost na Harvardu i Nohria, dekan fakulteta, proveli su istraživanje na uzorku od 27 izvršnih direktora u razdoblju od tri meseca. Kako bi pokazali koliko je vreme lidera kompanije dragoceno i kako je pravilno upravljanje radnim vremenom od presudne važnosti za uspeh kompanije, od ispitanika su zatražili da beleže svaki trenutak svog radnog dana.
Nakon što su prikupili podatke o ukupno 60.000 radnih sati, došli su do spoznaje da izvršni direktori u proseku rade 62,5 sati nedeljno, odnosno 2,5 sati za vreme godišnjeg odmora. Uz to, saznali su i šta izvršne direktore čini uspešnima, a CNN je izdvojio nekoliko najzanimljivijih.
Sastanci – što kraći to slađi
Trećina ispitanih direktora odgovorila je da njihovi sastanci u proseku traju sat vremena, a svega 38 posto da traju i duže. Većina direktora kroz istraživanje je potvrdila da bi se većina njihovih sastanaka mogla skratiti na 15 minuta ili pola sata.
„Standardni sastanci u trajanju od sat vremena trebali bi se skratiti. Skraćivanje na pola sata ili čak 15 minuta uvelike može utjecati na produktivnost vodećih ljudi tvrtke“, istaknuli su Porter i Nohria.
Osigurajte vreme kada ćete biti sami
Smatra se da bi direktori trebalo da postave viziju svoje kompanije, razvijaju i realiziraju strategiju i o svemu jasno komuniciraju s deoničarima. Ali, sve te zadatke teško je kvalitetno odraditi bez odvojenog vremena za sebe. Istraživanje je pokazalo kako u proseku 28 posto svog radnog vremena provode sami posvećeni poslovnim problemima i izazovima, a većina tog perioda rascepkana je u nekoliko intervala od sat vremena ili manje.
Delegirati više
Preveliko uplitanje u svakodnevne obaveze svojih zaposlenika može dovesti do zanemarivanja zaista važnih stvari.
„U nekoliko navrata svedočili smo problemu u kojem se lideri ne mogu odvojiti od svojih pretrhodnih uloga, čime preveliku pažnju posvete mikromenadžeranju. Pritom zaboravljaju da bi njihovi timovi trebali biti ti koji će preuzeti odgovornost za mala izveštaje, a njih izveštavati što je češće moguće“, poručili su autori istraživanja.
Manje koristiti e-mail
Istraživanje je pokazalo da 61 posto svog radnog vremena direktori provode na sastancima uživo, dok 24 posto svojih komunikacija odrađuju putem elektronskee pošte. Iako se mailovi mogu činiti kao učinkovitije i brže rešenje, oni ujedno mogu biti i ‘ubojice vremena’. Kako bi svoje vreme bolje iskoristili, lideri bi trebali otvarati samo najvažnije mailove, dok bi njihovi asistenti trebalo da vode računa o ostalim, manje bitnim porukama.
„Vođe bi trebalo da prepoznaju da većina poruka e-pošte pokriva probleme koje oni ne moraju rešavati, a upravo oni im često odvlače pažnju od važnih radnji“, rekli su Porter i Nohria.
Nemojte planirati svak minut svog vremena
Istraživanje je pokazalo kako direktori provode četvrtinu svog vremena na spontanu interakciju sa zaposlenima. Autori istraživanja tvrde kako je to ključno za zdravu poslovnu klimu u kompaniji. Na taj se način menadžerima otvara mogućnost za rešavanje nepredviđenih situacija.
„Prenatrpani rasporedi mogu poslati krivu sliku o direktoru. Svaki voditelj treba voditi računa o tome da kod svojih zaposlenika ne stvori sliku nedostupnog i prezaposlenog lidera koji nema vremena za njih“, ističu Harvardovi istraživači.
Ostati u kontaktu sa zaposlenima
Prema prikupljenim podacima istraživanja, vidljivo je da menadžeri u proseku 14 posto svog vremena provode s nižim menadžmentom, dok šest posto vremena provode s ostalim zaposlenicima.
„Oni moraju pronaći vreme za svakog radnika. Veza koju stvaraju sa zaposlenicima otvara mogućnost da u svakom trenutku budu upućeni u stvarno stanje kompanije. Poznavanje prave slike produkuje bolju kontrolu i upravljanje“, poručili su. Također, dobar odnos zaposlenog i direktora može pomoći u stvaranju pozitivnije radne klime.
Pronaći vreme za privatni život
Ako je suditi prema rezultatima istraživanja, glavni ljudi u kompanijama, nezavisno od brojnih poslovnih obaveza i odgovornosti, ipak vode brigu o svom zdravlju i privatnom životu.
Prosečno spavaju sedam sati i devet posto, tačno 45 minuta svog slobodnog vremena dnevno posvećuju vežbanju. Dodatno, šest sati dnevno provode budni, ali ne radeći, od čega polovinu tog vremena posvete obitelji i prijateljima.
„Kako bi mogli pratiti ritam svog posla, moraju brinuti i o svom zdravlju, baš kao što to čine i vrhunski sportaši. To znači da moraju posvetiti jedan dio vremena za brigu o zdravlju, telovežbu i odmor“, zaključili su Porter i Nohria.
