Arhiva u elektronskom obliku počinje da se predaje od Nove godine

Dokumentacija koju su firme po propisima dužne da čuvaju dostavljaće se od 1. januara isključivo elektronskim putem, ali su iz te obaveze izuzeta dokumenta koja se već od ranije dostavljaju onlajn. Pošto većina kompanija i nema druga dokumenta osim onih koje elektronski šalju državnim institucijama i organizacijama – neće imati dodatnu obavezu počev od Nove godine, a i dalje će morati da čuvaju dokumenta u papiru za arhivsku knjigu (ugovore, račune, bolnice na primer, istoriju bolesti). 

Konkretno, prema Uredbi o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, preduzeća neće imati obavezu da čuvaju dokumentarni materijal u elektronskom obliku ukoliko se taj materijal već čuva kod nekog državnog organa.

Zoran Brković, arhiv menadžer u kompaniji „Arhiviraj“ pojašnjava da se to odnosi na dokumenata kao što su fakture (koje se nalaze na SEF portalu), poreske prijave (Poreska Uprava), finansijske izveštaji (APR), prijave i odjave zaposlenih (CROSO).

Brković za Novu ekonomiju dodaje i da će tokom predstojećeg januara biti objavljene izmene šifarnika kategorija dokumentarnog materijala.

Ovi propisi se odnose na državne organe, ali će se preporučiti i preduzećima da usklade svoju listu kategorije sa novim šifarnikom, jer će na taj način biti automatski odobrena od Državnog arhiva Srbije.

Osim toga, za one koji imaju elektronsku dokumentaciju koja nije čuvana kod državnih organa, čuvanje elektronskih dokumenata podrazumeva obavezu pouzdanog čuvanja (cloud, storage), a ne obavezu kvalifikovanog elektronskog čuvanja (u smislu sertifikovane usluge kvalifikovanog čuvanja).

Kvalifikovano elektronsko čuvanje može raditi samo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog ministarstva.

Formati koji su pogodni za dugotrajno čuvanje, kako objašnjavaju stručnjaci su: PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG.

Na pitanje da li postoji razlika između elektronskog arhiviranja privatnog i javnog sektora, portal AktivaSistem.com navodi da se podrazumeva da javni sektor svoje obaveze ispunjava korišćenjem platforme nadležnog ministarstva pod nazivom eArhiv.

Sa druge strane, nije predviđeno da portal eArhiv koristi privatni sektor, već će biti slobodan da izabere softversko rešenje najprikladnije svom poslovanju.

Arhivska knjiga

Osim elektronske arhive, firme i dalje treba da čuvaju dokumenta u papiru za arhivsku knjigu (ugovore, račune, bolnice na primer, istoriju bolesti).

Na sajtu Istorjskog arhiva Beograd i dalje je aktuelno obaveštenje da nisu u mogućnosti  novu dokumentaciju i da dok svi stvaraoci i imaoci ne budu u prilici da dostave dokumentaciju vezanu za Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, „Arhiv Beograda po ovom pitanju, neće sprovoditi kaznene mere navedene zakonom“.

Arhiva, veliki trošak za malu privredu