Kako odabrati pravi softver?

Prilikom odabira softvera, potencijalni korisnik treba da odgovori na sledeća ključna pitanja:  Da li softver radi samo u web okruženju ili ga je moguće koristiti i u okviru Microsfot Word-a? Da li softver štiti privatnost korisnika? Važno pitanje za advokate, notare, konsultante, finansijske institucije i slično je da li im softver omogućava da svojim klijentima daju onlajn pristup dokumentarnom obrascu?

Softver za automatizaciju dokumenata omogućava korisnicima brzo i lako kreiranje dokumenata od automatizovanih templejta. Advokati,  notari, pravnici i drugi koji u okviru kompanija posluju sa velikim brojem različitih dokumentarnih obrazaca mogu da uz pomoć softvera standardizuju obrasce koje su razvili u okviru svoje organizacije i da onima čiji je posao da obrazac pretvore u konačni obavezujući dokument prilagođen parametrima konkretnog posla omoguće da taj proces ubrzaju i oslobode grešaka. Proces po pravilu podrazumeva da organizacija svoj obrazac „unese“ u softver i kreira pitanja i uputstva za popunjavanje obrasca, unos elektivnih odredaba i izbor između više alterantivnih odredaba. Korisnik kreira dokument tako što odgovara na upitnik i vrši tražene izbore prateći uputstva koja daje softver. Odgovori i odabrane elektivne ili alternativne odredbe se automatski unose u dokument koji se izrađuje. Klikom na dugme „finish“ korisnik dobija gotov dokument koji inkorporira unete odgovore i izvršene izbore. Ako korisnik propusti da odgovori na određeno pitanje ili da izvrši traženi izbor, softver će ga na to upozoriti. Advokati, notari, banke, osiguravajuće kuće i drugi poslovni subjekti koji masovno posluju s dokumentima mogu uz pomoć softvera svojim klijentima omogućiti direktan onlajn pristup obrascu koji sam klijent može da prilagodi potrebama konkretnog slučaja.  

Tehnologija za automatizaciju dokumenata je doživela ekspanziju. Prilikom odabira softvera, potencijalni korisnik treba da odgovori na sledeća ključna pitanja:   

Da li softver radi samo u web okruženju ili ga je moguće koristiti i u okviru Microsfot Word-a? Većina softvera koji rade samo u web okruženju ne omogućavaju programiranje kompleksnih obrazaca u koje su implementirana sofisticirana drafting rešenja kao što su elektivne ili alternativne odredbe, multiple choice i sl. Dodatna prednost softvera koji funkcioniše i u Word-u  je što korisniku omogućava da ostane u  okruženju u kome je navikao da radi. Takođe, određene napredne funkcije Worda ne mogu se u potpunosti reprodukovati u web okruženju.

Da li softver štiti privatnost korisnika? Kreiranje pravnih dokumenata podrazumeva unos osetljivih ličnih i poslovnih podataka. Zato je neophodno proveriti da li softver ispunjava bezbednosne standarde i dopušta da se po izboru korisnika podaci čuvaju isključivo na lokalnom serveru ili računaru. Idealan softver bi trebalo da bude fleksibilan i da dopusti korisniku da izabere lokaciju na kojoj čuva svoju dokumentaciju, ne ograničavajući ga samo na web okruženje. 

Važno pitanje za advokate, notare, konsultante, finansijske institucije i slično je da li im softver omogućava da svojim klijentima daju onlajn pristup dokumentarnom obrascu koji klijent onda može sam da popuni i kreira gotov dokument. Softveri za automatizaciju dokumenata su na početku razvoja ove tehnologije pravljeni prvenstveno za internu upotrebu korisničke organizacije, radi povećanja efikasnosti u izradi dokumenata. Vremenom su kreirani softveri koji korisnicima daju opciju da obrasce ponude svojim klijentima, kako bi oni sami, uz pomoć interaktivnog upitnika i uputstva, kreirali gotova dokumenta. Međutim, i dalje mali broj softvera koji ima navedene performanse, nudi kompletnu infrastrukturu za kreiranje onlajn intelektualne usluge. Ova infrastruktura podrazumeva mogućnost naprednog licenciranja klijenata, kreiranja zaštićenog prostora za klijente u okviru koga oni mogu da čuvaju dokumentaciju koju su izradili i prilagođavanje funkcija softvera potrebama klijenata.

Poruka je da potencijalni korisnik pre odabira softvera treba dobro da izanalizira svoje prakse i potrebe u domenu izrade dokumenata kao i planirani biznis model. Tek nakon toga počinje potraga za adekvatnim softverskim rešenjem!