Automatizovani izveštaji rešenje za MSP umesto idem sve „peške“

Uslov za automatizaciju izveštavanja jeste da osnovni knjigovodstveni program, u potpunosti odslikava i prati poslovne aktivnosti sa apsolutnom tačnošću. 

Preduzeća tokom rada prolaze kroz različite „životne“ faze.

Nastanak preduzeća može biti samo nastavak ili kopiranje dobre poslovne prakse nekog drugog preduzeća, ili prakse iz regiona, može biti povezan sa razvojem postojećeg poslovnog modela  ili  zasnovan na potpuno novoj ideji u cilju poboljšanja u području tehnologije, organizacije rada i poslovanja,  korišćenju online digitalnih alata za upravljanje, planiranje, izveštavanje.

Bez obzira na veličinu i stepen razvijenosti malog i srednjeg preduzeća, uvek postoji neki vid izveštavanja i izveštaja koje prate vlasnik i menadžment.

Što je preduzeće razvijenije i biznis kompleksniji, to je potreba za sistematizovanim, a zatim i automatizovanim izveštavanjem veća.

Izveštaji su potrebni za istorijsko sagledavanje, ali njihov glavni značaj se ogleda u doprinosu kvalitetnom donošenju odluka. 

Zahtevi za transparentnim poslovanjem nameću strukturni pristup izveštavanju, a vlasnici biznisa u nekom momentu požele da izveštaje, pokazatelje i informacije koji su im neohodni dobiju „pritiskom na dugme“ i bez čekanja. 

U savremenom poslovnom okruženju, svi  moraju sve brže da donose odluke i da deluju proaktivno, optimalno angažuju svoje  resurse, a  da bi to moglo i da se uradi na pravi način, neophodni su pravi podaci u pravom trenutku. 

U eri smart telefona i tableta automatizacija izveštaja, permanentana dostupnost podataka su deo naše stvarnosti i realan sled unapredjenja poslovanja. Vlasnici i menadžment žele da na brz i jednostavan način sagledavaju  svoje poslovanje, kao i da prate i predviđaju trendove, bolje razumeju  prednosti i nedostatke poslovanja, i steknu bolji uvid u odnose između različitih službi, profitnih centara u svom poslu. 

Tu na scenu stupaju rešenja za poslovno izveštavanje BI (business intelligence), softverski proizvodi koji igraju ključnu ulogu u strateškom planiranju i razvoju preduzeća. 

Uslov za automatizaciju izveštavanja jeste da osnovni knjigovodstveni program, takozvana Core aplikacija u potpunosti odslikava i prati poslovne aktivnosti sa apsolutnom tačnošću. 

Ako to izostaje, potrebno je da zaposleni koji je zadužen za izveštavanje da prilagođava i sinhronizuje podatke iz različitih izvora, npr obračun amortizacije, obračun nedovršene proizvodnje itd. 

Paradoks je da najčešće postupci vlasnika mogu da derogiraju tačnost podataka kao preduslov za automatizovano izveštavanje, jer su oni fokusirani na poslovne tokove prihoda i rashoda, a zanemaruju ostala načela računovodstva i knjigovodstvenih obračuna. 

Bitna računovodstvena načela odnose se na  verodostojnost, relevantnost, odnosno da je poslovna promena zaista nastala, i da je ispraćen  trenutak nastanka poslovne promene, odnosno da knjiženje ažurno sledi poslovnu promenu. 

Kompanije generišu ogromane i sve veće količine podataka vezanih za njihovo poslovanje. Da bi te podatke pratile koriste raznovrsne programe poput ERP (Enterprise resource planning) sistema ili specijalizovanih rešenja za pojedine delatnosti kao što su CRM (Client Relationship management), vođenje projekata, proizvodnja, maloprodaja. 

Često se podaci čuvaju u Excel tabelama i drugim tipovima dokumenata. U takvim situacijama, vrlo je teško veoma podatke prevesti u korisne informacije na osnovu kojih se mogu donositi odluke. Najčešće nije jasno definisano ko, koga i kada i o čemu izveštava.

BI  rešenja su jasno struktuirana i kao takva su ključ uspeha koji omogućava da se postojeće vredne informacije upotrebe za sticanje prednosti u poslovanju.

BI se koristi za kreiranje izveštaja, analizu i njihovu distribuciju pravim ljudima, u pravo vreme i u pravom obliku, i za svaki apekt poslovanja koje se može unaprediti kroz efikasno poslovno izveštavanje.

BI za Prodaju može unaprediti procese predviđanja, povećati prihode od prodaje, pratiti poslovne performanse.

BI za Finansije može doprineti optimizaciji budžeta, upravljanju rizicima, kontroli troškova, upraljanju tokova gotovine.

BI u Lancu nabavke pomaže, unapređenje procesa planiranja, poboljšanje performansi, smanjenju rizika.

BI za vodjenje Ljudskih resursa doprinosi optimizaciji upravljanja zaposlenih, upravljanju benefitima, smanjenju fluktuacije zaposlenih.

BI u IT sektoru utiče na  unapređenje procesa upravljanja, povećanje vidljivosti, optimizaciju performansi.

BI za Marketing sektor optimizuje kampanje, unapređuje proces targetiranja, povećava vidljivosti brenda.

Zaposleni koji su ranije “peške” sastavljali izveštaje brzo uvide da im je za neke analize na koje su ranije trošili sate sada dovoljan jedan klik, kao i da nove tipove analiza i izveštaja mogu sami kreirati bez zahteva za dodatnom pomoći i angažovanjam IT stručnjaka. Izveštaji mogu izgledati klasično, tabelarno, ili se pretvoriti u grafičke izveštaje sa različitim načinima prikaza i poređenja. 

Pored tačnosti podataka i dostupnosti izveštaja, još jedan benefit za  kompaniju je i  ušteda jer se za analiziranje podataka troši znatno manje vremena koje zaposleni mogu upotrebiti za obavljanje drugih poslova.

Na ovaj način vlasnik i menadžment kompanije će imati podatke prikupljene iz različitih izvora na jednom mestu. To omogućava da se svi aspekti poslovanja analiziraju kroz jedan sistem i da se nove poslovne odluke donose nakon adekvatnog sagledavanja kompletne situacije. 

Tekst je preuzet iz priručnika za razvoj malih i srednjih preduzeće Korak ispred.