Usklađenost poslovanja u doba „crnog labuda“

Iz ugla struke: Jelena Danilović, menadžerka za usaglašenost poslovanja (compliance) u Hemofarmu

Bankari, brokeri i generalno ljudi koji se bave finansijama upoznati su sa teorijom „crnog labuda“ koja na američkom Volstritu ima kultni status. Prema ovoj teoriji, ljudsku istoriju odnosno našu društvenu, političku i ekonomsku stvarnost oblikuju upravo neočekivani događaji, oni koje nismo mogli da predvidimo na osnovu dotadašnjeg iskustva i koji iskaču iz ustaljenog šablona. Događaj od 11. septembra, finansijska kriza 2008. godine, aktuelna pandemija koronavirusa, primeri su „crnog labuda“ koji poput cunamija razara dotadašnje prakse i donosi nove obrasce ponašanja na globalnom nivou. 

Pošto govorimo o izuzetnim okolnostima za koje ne posedujemo iskustvo, normalno je da se pitamo kako se posluje u uslovima koji nisu regularni ili redovni. Odgovor na ovo pitanje pruža poslovna funkcija u kompanijama koju znamo kao usklađenost poslovanja (compliance), a koja je i sama tokom aktuelne pandemije morala da se prilagodi trenutku. 

Pandemija je drugačija od redovnih poslovnih rizika i predstavlja primer “crnog labuda” – nepredvidljivog, izvanrednog, ekstremnog događaja koji prevazilazi očekivanja i ima ozbiljne posledice.

Usklađenost poslovanja definišemo kao funkciju koja prati i osigurava poslovanje u skladu sa propisima i procedurama (eksternim i internim), pomaže kompaniji da posluje zakonito i pošteno na tržištu, i sprečava zloupotrebe, nezakonito i neetičko ponašanje. U praksi se usklađenost poslovanja bavi prepoznavanjem i sprečavanjem predvidljivih rizika poslovanja, naročito u pogledu suzbijanja korupcije i pranja novca, zaštite podataka o ličnosti i poverljivih informacija, eliminacije sprečavanja sukoba interesa i dr.

COVID-19 kriza kao neočekivan i ekstremni događaj („crni labud“ sa početka priče) uticao je da se poslovni svet nađe pred posebnim izazovima. Svetsko širenje koronavirusa imalo je ozbiljan efekat na svakodnevno poslovanje svih učesnika na globalnom i lokalnom tržištu, uključujući i funkciju usklađenosti poslovanja koja je i u ovim novim okolnostima trebalo da osigura poslovanje po pravnim i etičkim standardima. Sa čim su se sve suočile kompanije, a kako se tzv. compliance snašao u novim okolnostima?

Promene u poslovanju i promene u usklađenosti poslovanja

U uslovima pandemije kao slučaja za koji ne možete biti adekvatno pripremljeni niti imati potpuno razrađen plan postupanja, jasno je da su kapaciteti svih učesnika na tržištu prenapregnuti i da je najveća briga očuvanje osnovne delatnosti i funkcionisanje ključnih sektora kompanije. Tada se s pravom očekuje da funkcije podrške (u koje compliance suštinski spada) pomognu više nego ikad u brzom i efikasnom donošenju sigurnih, jasnih i ispravnih poslovnih odluka. Hajde da vidimo šta se desilo kompanijama i kakvu ulogu je funkcija usklađenosti poslovanja imala: 

• Došlo je do promene prioriteta – fokus se snažno prebacuje sa uobičajenog poslovanja na zdravlje i bezbednost zaposlenih kao i na osiguravanje da roba i/ili usluga budu proizvedeni, pruženi i isporučeni uz sve mere bezbednosti. Zato se pitanje usklađenosti poslovanja može činiti sekundarnim, ali upravo iz istog razloga važno je da se ova funkcija održi i podrži.

• Pojavljuju se urgentni zahtevi – preko noći se prelazi na nove oblike poslovanja (digitalni alati koriste se više nego ikad, razmatraju se novi poslovni modeli) i svi zahtevi za analizom usklađenosti novih oblika poslovanja su neodloživi. U takvim uslovima potrebno je što pre naći efikasne, dozvoljene i funkcionalne načine rada tamo gde ranije prakse ne daju rezultat ili su nemoguće.

• Javljaju se objektivne prepreke – vanredno stanje, zatvaranje granica, policijski čas, ograničena okupljanja, karantin, zabrana/ograničenje rada nekih objekata i sve ostale mere na snazi u različitim državama, učinile su da je otežano ili nemoguće obaviti redovne poslovne aktivnosti (poslovni sastanci, potpisivanje dokumentacije, isporuka u roku).

• Dolazi do intenzivnog donošenja novih pravila – veliki broj novih, restriktivnih pravila, na nedeljnom ili dnevnom nivou, povećao je sumnju u mogućnost da se ona blagovremeno saznaju i primene, što uvećava rizik od njihovog kršenja.

• Svedoci smo ekspanzije “tehničkih” rizika – masovan rad od kuće korisnika koji nisu blagovremeno ili dovoljno edukovani za takav rad predstavlja rizik po IT sigurnost i može dovesti do ranjivosti internih sistema.

• Evidentan je i nedostatak komunikacije uživo – prelazak na onlajn komunikaciju povećava rizik od formalizacije poslovnih odnosa ili prelazak na komunikaciju „u meri u kojoj je nužno“, a ne  „u meri u kojoj je dobro znati“, što je za usklađenost poslovanja često od kritičnog značaja.

• Izazov da se prave izuzeci od pravila – prisutan je rizik da se poslovne aktivnosti u doba pandemije posmatraju isključivo kao izuzetne odnosno da ne podležu ranije postavljenim standardima.

Očekivano, sve prethodno navedene prakse mogu dovesti do porasta rizika po usklađenost poslovanja i potrebe da se i u vanrednim okolnostima osigura poštovanje pravila, procedura i standarda koji štite zakonito i etičko poslovanje. U tim uslovima postavlja se pitanje kako sprečiti da taj rizik postane surova realnost.

Saveti za prevazilaženje izazova

S obzirom na navedeno, pristup kontroli rizika u novonastalim okolnostima u praksi treba da se zasniva na postojećem sistemu usklađenosti poslovanja koji će se dodatno razvijati i prilagođavati novim okolnostima, ali uvek sa nedvosmisleno jasnim stavom o potrebi poštovanja pravila. 

Konkretno, naše iskustvo iz Hemofarma pokazuje da je u specifičnim okolnostima u kojima smo se svi našli u doba pandemije, za usklađenosti poslovanja od posebnog značaja sledeće:

 Praćenje nove regulative, kako državne tako i interne. U praksi to znači da ćete morati da aktivno pratite donošenje novih akata u realnom vremenu i da bez odlaganja, a putem jasnih i kratkih poruka, obaveštavate kolege o novim pravilima kako biste osigurali poštovanje propisa u svakom trenutku. 

 Praćenje poslovne prakse u vanrednom stanju. Ukratko, potrebno je da pratite dostupne izvore dobre poslovne prakse, a izvor vam mogu biti veb-sajtovi vodećih advokatskih kancelarija, privrednih komora, udruženja poslodavaca i državnih institucija. Svi oni u doba COVID-19 krize pokazali su proaktivnost i podršku ne samo svom članstvu nego i široj javnosti.

 Prelazak na neformalnost, gde god je to moguće i ispravno. Poslovni svet ponekad preteranu pažnju poklanja hijerarhiji, pa to insistiranje na formalnostima u vreme krize može dovesti do većih rizika nego potpuno neformalno, ali efikasno komuniciranje ključnih informacija. Zato težite prenošenju poruke odmah, bez obzira na hijerarhijski nivo komuniciranja.

 Prenošenje ključnih poruka preko menadžera. Ovo se pokazalo kao dobar metod kada o važnim porukama treba informisati što više zaposlenih. Prenošenjem poruke preko linijskog menadžera u doba krize ojačavate „ton sa vrha“ i osiguravate da je poruka stigla do ljudi kojima je namenjena.

 Oslanjanje na proaktivnost i komunikaciju. Budite u kontaktu sa kolegama i mimo zakazanih sastanaka, pitajte ih kako rešavaju probleme, osluškujte i uključite se od početka u ključne aktivnosti da biste osigurali usklađenost poslovanja, naročito u slučaju novih poslovnih aktivnosti i planova.

I ono najvažnije – ne treba zaboraviti ulogu koju usklađenost poslovanja ima u sistemu i koja nikada ne sme biti kompromitovana, a to je da služi kao garancija poštovanja pravila, brana od nedozvoljenog i neetičkog ponašanja i čuvar reputacije kompanije. Savet za kraj, ukoliko imate nedoumice povodom određenih aktivnosti, uvek pitajte svog menadžera za usklađenost poslovanja za savet pre nego što pristupite realizaciji.