Stručni saveti za arhiviranje dokumentacije – ROK 30. april

 Obaveza arhiviranja je još jedna u nizu poslovnih obaveza sa kojom privreda Srbije treba da se nosi, htela to ona ili ne. Osim preduzetnika, udruženja, čiji su osnivači isključivo fizička lica, predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka, koji nisu još uvek obuhvaćeni ovom zakonskom obavezom, svi ostali subjekti moraju do 30. aprila da završe ovaj posao i nastave redovno da obavljaju i izveštavaju nadležni organ svake godine. 

Oni koji su počeli da sprovode ovaj novi zadatak, susreli su se sa raznim pitanjima na koja su morali da potraže dodatno mišljenje i savet. Da li moramo da evidentiramo svu dokumentaciju od početka rada firme, šta sve spada u dokumentaciju koja se arhivira, kojim redom se popunjava obrazac i sl?

U nastavku teksta, u saradnji sa Forum media,  dajemo neke od odgovora na najčešća pitanja sa kojima se naša privreda i dalje susreće. 

1. Firma radi  više od 10 godina, da li moramo da vodimo arhivsku knjigu i za prethodni period?

Odgovor je da morate. Obavezni ste da ahrivirate celokupan dokumentarni materijal od početka poslovanja u Obrascu arhivske knjige.

Evidentiranje dokumentacije u obrazac arhivske knjige moguće je tek kad su arhivska građa i registratorski materijal u potpunosti sređeni, a registratorske jedinice označene svim propisanim oznakama. 

Upisivanje u Obrazac arhivske knjige vrši se po hronologiji tj. od najstarijeg materijala kojim raspolažete. 

Dokumentarni materijal se u Arhivsku knjigu upisuje po hronološkom redosledu, od najstarije do aktuelne godine. 

Jedini izuzetak je što se, na početku, pod rednim brojem 1 (jedan)  uvek upisuje aktuelna Matična knjiga zaposlenih, a pod rednim brojem 2  (dva) kadrovska – personalna dosijea zaposlenih.

Da zaključimo, za privredno društvo koje od svog osnivanja nije vodilo Arhivsku knjigu, postoji obaveza da u Arhivsku knjigu upiše kompletan dokumentarni materijal i arhivsku građu koja je nastala radom istog od osnivanja, zaključno sa 31.12.2021. godine.

2. Koje sve dokumenate i akte pravno lice treba da arhivira? 

U poslovanju privrednog društva nastaje čitav niz dokumenata. Koji su to sve dokumenti i koji su njihovi nazivi sadržano je u Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. 

Ovim dolazimo i do odgovora na pitanje, kao i zakonske obaveze  donošenja i usvajanja normativih akata koja se odnose na kancelarijsko i arhivsko poslovanje u klasičnoj i elektronskoj formi, sa Listom kategorija kao sastavnim delom istih. Veoma bitna zakonska obaveza je i imenovanje odgovornog lica za postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.

I konačno, da bi privredno društvo arhiviralo svoju dokumentaciju potrebno je da prethodno, pre evidentiranja u obrazac “Arhivska knjiga”, usvoji normativna akta i sredi svu dokumentaciju.

Naravno, ne postoji obaveza čuvanja trajno kompletnog dokumentarnog materijala nastalog radom privrednog društva, ali je obavezno da bude upisan u Arhivsku knjigu, po hronološkom principu odnosno po redosledu nastajanja, a u okviru toga po validnosti svake pojedinačne kategorije odnosno prema roku čuvanja.

Forum media je za sve vaše nedoumice o obavezi arhiviranja spremio štampano izdanje, kao i video tutorial sa kompletnim instrukcijama i smernicama za popunjavanje obrazaca i izvršavanje zakonske obaveze, koje možete pogledati OVDE.